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Infos zur Jahreshauptversammlung

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Empfehlungen

für Jahreshauptversammlungen/Herbsttagungen der Landjugend

vom 23. Oktober 2020

… nach den Vorgaben der österreichischen Bundesregierung

Inhalt

  1. Wichtige Dokumente
  2. Abhaltung von Jahreshauptversammlungen
  3. Die präsente Jahreshauptversammlung (aktuell nicht möglich)
  4. Die virtuelle Jahreshauptversammlung
  5. Die Corona taugliche Kassaprüfung
  6. Fristen, die trotz allem eingehalten werden müssen

Die Empfehlung wurde nach dem aktuellen Stand von der Landjugend Oberösterreich erstellt. Es besteht kein Rechtsanspruch. Für Fragen steht euch das Team der Landjugend OÖ telefonisch unter 050/6902-1261 oder per Mail unter ooe(at)landjugend.at gerne zur Verfügung.

Einleitung

Die vorliegenden Empfehlungen für Jahreshauptversammlungen der Landjugend wurden erstellt, um die Gefahr einer Ansteckung an COVID-19 zu minimieren. Die Basis der angeführten Maßnahmen bilden die allgemein gültigen Vorgaben der österreichischen Bundesregierung.

Die Jahreshauptversammlung ist zentraler Bestandteil im Landjugendjahr. Um diese abhalten zu können, ist es wichtig, die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten und darüber hinaus eigenverantwortlich und mit Hausverstand die möglichen Schutzmaßnahmen zu ergreifen.

1. Wichtige Dokumente 

Präsentation Online-Schulung mit wichtigen Infos speziell zu Online Jahreshauptversammlungen

Leitfaden Erstellung Onlinewahl

COVID-19 Maßnahmenflyer

FAQ - Jahreshauptversammlungen

Empfehlungen u Präventionskonzept

Anleitung und Tipps für Zoom 

Hier gehts zu Online Tutorials von ZOOM 

 

2. Abhaltung von Jahreshauptversammlungen

An der Jahreshauptversammlung sind alle Mitglieder des Vereins teilnahmeberechtigt. Den Vorsitz der Jahreshauptversammlung führt die Leiterin oder der Leiter und bei deren Verhinderung deren Stellvertreter. Laut Statut ist mindestens einmal jährlich eine Jahreshauptversammlung abzuhalten.

Nach der COVID-19-Verordnung 140/2020 vom 27.08.2020 sowie dem COVID-19-Gesetz 16/2020 gibt es nun die Möglichkeit, die Jahreshauptversammlung auch virtuell durchzuführen.

Eine virtuelle Jahreshauptversammlung kann jederzeit stattfinden, ebenfalls unter Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen.

3. Die Physische Jahreshauptversammlung (aktuell nicht möglich)

(persönliches Treffen)                                        Ampelfarbe: Grün und Gelb

ALLGEMEINE MASSNAHMEN
  • Mit der Veranstaltungsteilnahme ist den Teilnehmern bewusst, dass trotz gesetzter Maßnahmen eine Ansteckung mit dem COVID-19 Virus nicht ausgeschlossen werden kann. Die Teilnehmer halten sich an die Corona Maßnahmen der Landjugend. (Dieser Satz kann auch auf der Einladung angeführt werden.)
  • Es gilt der 1 m Sicherheitsabstand. Ein Mund-Nasen-Schutz ist zu jedem Zeitpunkt der Jahreshauptversammlung zu tragen – auch am zugewiesenen Sitzplatz. Ein Gesichtsschild ersetzt einen Mund-Nasen-Schutz nicht.
  • Die allgemeinen Hygienemaßnahmen sind einzuhalten (Hände waschen, Desinfektionsmittel bereitstellen, kein Körperkontakt, …). Desinfektionsmittel im Eingangsbereich aufstellen, sowie am Moderationstisch.
  • Da der offizielle Teil einer Jahreshauptversammlung unter drei Stunden dauert, dürfen weder Getränke, mit Ausnahme von Wasser, noch Essen ausgegeben werden.
  • 2 Tage vor der Jahreshauptversammlung den aktuellen Stand der COVID-19 Fällen im Umkreis abfragen und wenn nötig auf eine Online-Jahreshauptversammlung umstellen.
  • Ab 7 teilnehmenden Personen müssen Veranstaltungen, und somit auch die Jahreshauptversammlung, ab 1. November 2020 bei der am Veranstaltungsort örtlich zuständigen Bezirksverwaltungsbehörde unter Beifügung des Präventionskonzepts angezeigt werden.
  • Weiters ist ab 7 teilnehmenden Personen ein Präventionskonzept zu erarbeiten und auszuführen, sowie ein Corona-Beauftragter zu bestimmen.
EMPFEHLUNGEN
  • Jahreshauptversammlungen können in einem Gasthaus oder in einem anderen passenden Sitzungsaal ausgetragen werden. Räumlichkeit so wählen, dass der Raum über eine ausreichende Größe verfügt.
  • Nach Ende des offiziellen Teils der Veranstaltung gelten die allgemeinen Regelungen der COVID-19-Maßnahmenverordnung inklusive der Begrenzung von sechs Personen.
  • Es wird dringlichst empfohlen, dass die Besucher nach dem offiziellen Teil der Jahreshauptversammlung nach Hause fahren.
  • Einladung
    • Auf die Einhaltung des 1-Meter-Abstands beim Betreten/Verlassen aufmerksam machen und darauf hinweisen, dass Personen die Anzeichen von COVID-19 (Fieber, Husten…) haben oder sich nicht ganz fit fühlen, zu Hause bleiben müssen.
    • Folgenden Satz auf Einladung vermerken: „Mit der Veranstaltungsteilnahme ist den Teilnehmern bewusst, dass trotz gesetzter Maßnahmen eine Ansteckung mit dem COVID-19 Virus nicht ausgeschlossen werden kann. Die Teilnehmer halten sich an die Corona Maßnahmen der Landjugend.“
    • In der Einladung soll für eine bessere Planung um eine verpflichtende Anmeldung gebeten werden. Vorort die Teilnehmer erfassen oder abhaken. Über die LJ-Homepage wäre auch eine Online-Anmeldung möglich. (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
  • Die Jahreshauptversammlung nur auf die eigenen Mitglieder sowie Ehrengäste beschränken. Nur jene Mitglieder einladen, die in der Datenbank erfasst sind, Eine Ausnahme bilden Neumitglieder. Die Mitglieder dürfen nicht beschränkt werden. Keine anderen LJ-Gruppen einladen. Der Bezirksvorstand muss eingeladen werden.
  • Bei Bezirksherbsttagungen je nach Platzbedarf die Teilnehmer beschränken. Bei Platzproblemen auf 2 Personen pro Landjugend beschränken.
  • Location
    • Der Saal ist regelmäßig – mindestens einmal stündlich – zu lüften.
  • Findet die Jahreshauptversammlung im Saal eines Gasthauses statt, sind die Maßnahmen und die Stornierungskosten genau mit dem Wirt abzuklären.
  • Nutzung sanitärer Einrichtungen
    • Auch auf den WC-Anlagen ist der Mindestabstand über einen Meter einzuhalten. Der Veranstalter hängt Hinweisschilder in den Toilettenanlagen aus.
    • Es müssen Warmwasser, ein Flüssigseifenspender und Papierhandtücher in ausreichender Menge zum Waschen der Hände zur Verfügung stehen. Durch Schilder soll darauf hingewiesen werden, dass die Hände mind. 20 Sekunden mit Warmwasser und Seife gewaschen werden sollen.
    • Auch ein Desinfektionsmittelspender ist vor den Toilettenanlagen zu platzieren.
  • Steuerung Besuchergruppen
    • Wenn am Veranstaltungsort möglich, sind zwei Eingänge zu bilden. Die Besucher müssen sich am Eingang anmelden.
    • Vor dem Eingang bzw. der Anmeldung werden Markierungen am Boden angebracht, welche den ein Meter Sicherheitsabstand anzeigen.
  • Sitzplan
    • Anhand der Anmeldung einen Sitzplan erstellen.
    • Beim Eintreffen der Teilnehmer die Plätze zuweisen.
    • Wir empfehlen auch Fotos von den Teilnehmern auf den zugewiesenen Sitzplätzen zu machen. Es muss im Nachhinein genau nachvollziehbar sein, wo wer gesessen hat. Von allen Teilnehmern der Versammlung sind die Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse) zu dokumentieren.
    • Es dürfen maximal 6 Personen an einem Tisch sitzen.
    • Eine Kinobestuhlung mit 1 m Sicherheitsabstand zwischen den Teilnehmern ist zu bevorzugen.
  • Während der Veranstaltung
    • Corona Maßnahmen Flyer der Landjugend OÖ aufhängen.
    • Bei der Begrüßung auf die gesetzten Maßnahmen, welche durch die Besucher eingehalten werden müssen, hinweisen. Die Besucher darüber informieren, dass die Vereinsleitung umgehend in Kenntnis zu setzen ist, sollte jemand in den kommenden 14 Tagen positiv auf COVID-19 getestet wird. Punkte, die daher bei der Begrüßung angesprochen werden sollten:
      • Der Mindestabstand über einen Meter ist stetig einzuhalten. Insbesondere auf den WC-Anlagen und beim Verlassen der Veranstaltung ist auf den Mindestabstand zu achten.
      • Der Mund-Nasen-Schutz muss während der gesamten Dauer der Veranstaltung getragen werden. Somit muss dieser auch beim Sitzen am zugewiesenen Sitzplatz getragen werden.
      • Der Sitzplatz darf nicht gewechselt werden.
      • Bei einer positiven Testung auf COVID-19 in den nächsten 14 Tagen ist die Vereinsleitung umgehend darüber in Kenntnis zu setzen.
      • Nach dem offiziellen Teil der Veranstaltung wird darum geben, nach Hause zu fahren.
  • Vom Sitzplatz bis zum Rednerpult ist ebenfalls der MNS zu tragen. Beim Rednerpult kann dieser abgenommen werden.
  • Wird die Landeshymne „Hoamatland“ gesungen, so ist ein Mund-Nasen-Schutz zu tragen.
  • Wahlen
    • Online: Die Wahl soll in diesem Jahr unbedingt Online durchgeführt werden. Dafür gibt es ein Online-Formular. Dieses ist im LJ-Büro anzufordern oder kann selbst z. B. auf Google Forms erstellt werden.
    • Wahlkarte: Für jeden Teilnehmer bereits vor dem Eintreffen Kugelschreiber auf den Plätzen verteilen. Vor dem Austeilen der Wahlkarten und nach dem Einsammeln Hände desinfizieren. Es ist dabei ein MNS zu tragen.
  • Fotos
    • Werden Fotos wie z. B. bei der Verabschiedung gemacht, dann ist auch hier 1 m Sicherheitsabstand einzuhalten und der MNS zu tragen.
    • Darauf achten, welche Fotos veröffentlicht werden und die DSGVO-Bestimmungen aushängen.
  • Verpflegung
    • Da der offizielle Teil einer Jahreshauptversammlung unter 3 Stunden dauert, ist während der gesamten Veranstaltung die Ausgabe von Speisen und Getränken untersagt.
    • Die einzige Ausnahme bildet Wasser. Dieses darf nur im Sitzen an Verabreichungsplätzen konsumiert werden. Das Wasser muss serviert werden, um zu vermeiden, dass mehrere Personen einen Krug anfassen.
  • VERHALTEN BEI AUFTRETEN EINER SARS-COV-2-INFEKTION
    • Wird nach der Jahreshauptversammlung ein Teilnehmer positiv auf COVID-19 getestet und wird dies bekannt, so ist sofort eine Information an alle Teilnehmer zu senden.
    • Der örtlich zuständigen Bezirksverwaltungsbehörde ist eine vollständige Teilnehmerliste inkl. Kontaktdaten der Teilnehmer, sowie der Sitzplan zu übermitteln.
    • Der Umgang mit Personen, die sich nicht an die Regelungen halten
      • Erscheint ein Mitglied bei der Veranstaltung, welches Krankheitssympthome aufweist, soll dieses umgehend darum gebeten werden, die Veranstaltung aus Rücksicht der anderen Besucher zu verlassen.
      • Verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen ist der gesamte Vorstand der Landjugend. Ab 7 Personen ist zudem ein COVID-19 Beauftragter zu ernennen.
      • Personen die sich nicht an die Vorschriften halten sind unverzüglich und direkt aufzufordern ihr Verhalten anzupassen oder die Veranstaltung zu verlasse

4. Die Virtuelle Jahreshauptversammlung       

Ampelfarbe: Orange und Rot

  • Mitgliederversammlungen und Vereinssitzungen können angesichts der COVID-19 Maßnahmen virtuell (auch wenn sich dazu keine Regelung in den Statuten befindet) abgehalten werden.
  • Bei der Anmeldung auch die E-Mail-Adresse abfragen.
  • Präsentationen und Filme können ONLINE abgespielt werden.
    Mögliches Online-Tool wäre ZOOM. Bei der Erstellung eines neuen ZOOM-Accounts sind die ersten beiden Veranstaltungen zeitlich unlimitiert. 
  • Das LJ-Büro steht dir bei der Planung zur Verfügung.
  • Bei der Abhaltung der online JHV  sollen sich max. 3 Personen treffen (Leitung + eventuelle Person aus einem gemeinsamen Haushalt) 
  • Online Jahreshauptversmmlung unbedingt vorher testen (Abspielen von Präsentation, Internetverbindung, ,...) 
  • Details zur Abhaltung der Online Jahreshauptversammlung in den oben angeführten Dokumenten oder bei den Onlineschulungen am 12. und 25. November. Hier gehts zur Anmeldung. 

5. Die Corona taugliche Kassaprüfung

1. Möglichkeit

  • Kassier prüft mit jedem Kassaprüfer einzeln in präsenter Form. Das Prüfungsprotokoll kann von jedem einzelnen im Anschluss unterschrieben werden. 

2. Möglichkeit

  • Beide Kassaprüfer bekommen das Kassabuch und die Umsatzliste zur Verfügung gestellt. Auf beide Kassaprüfer werden Belegsammlung und Handkassa aufgeteilt. Die Prüfung findet Online statt. Kassier holt im Anschluss von beiden Kassaprüfer die Unterschrift vom Prüfungsprotokoll ab. 

3. Möglichkeit

  • Die Prüfung findet online statt und beide Kassaprüfer sitzen beisammen. Der Kassier übergibt vor der Prüfung den Kassaprüfer die Handkassa sowie die Belegsammlung. 

6. Fristen, die trotz allem eingehalten werden müssen

  • Mind. 2 Wochen vor der Jahreshauptversammlung muss die Einladung an die Mitglieder erfolgen. Hier bereits erwähnen, dass kurzfristig die Jahreshauptversammlung auch Online stattfinden kann.
  • Vereinsmeldung unmittelbar nach der Jahreshauptversammlung an den Bezirksvorstand oder LJ-Betreuer unterschrieben abgeben.
  • Die Jahreshauptversammlung muss bis spätestens 31. Jänner 2021 virtuell oder präsent durchgeführt werden.
  • Der Umgang mit Personen, die sich nicht an die Regelungen halten
  • Erscheint ein Mitglied bei der Veranstaltung, welches Krankheitssympthome aufweist, soll dieses umgehend darum gebeten werden, die Veranstaltung aus Rücksicht der anderen Besucher zu verlassen.
  • Verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen ist der gesamte Vorstand der Landjugend. Ab 7 Personen ist zudem ein COVID-19 Beauftragter zu ernennen.
  • Personen die sich nicht an die Vorschriften halten sind unverzüglich und direkt aufzufordern ihr Verhalten anzupassen oder die Veranstaltung zu verlassen.
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